Queste istruzioni sono rivolte a chi deve oscurare parti di documenti PDF in modo sicuro, non reversibile. Nascono dall'esigenza di rimuovere dati personali o segreti commerciali da documenti di gara ma possono essere usate anche in altri ambienti.
L'elenco dei dati che devono essere oscurati non fa parte di queste istruzioni, tuttavia, per esempio per i dati personali, sono indicati dall'ufficio del DPO in accordo con gli uffici competenti, in particolare per la pubblicità legale delle gare con l'ufficio gare e contratti.
I documenti firmati digitalmente non possono essere oscurati senza invalidare la firma. Per questo motivo l'oscuramento dei dati va fatto sul documenti PDF estratti dal file p7m (file firmati digitalmente in formato CADES) oppure pdf firmati in formato PADES. Esempio file firmato in formato CADES: nomefile.pdf.p7m Estrarre il file nomefile.pdf File oscurato (redatto) nomefile_Redatto.pdf
In caso di file pdf firmati digitalmente in formato PADES, e' necessario stampare il documento su PDF per eliminare la parte della firma digitale all'interno del pdf stesso, e poi procedere all'oscuramento successivo, come illustrato di seguito, per eliminare eventuali altri elementi visivi nel pdf, come i dati della firma digitale o le immagini di firme olografe.
La stampa su PDF e' possibile farla tramite Acrobat su Windows ma e' inibita la stampa su PDF da Acrobat su Mac, pertanto in caso di utilizzo di Mac si puo' utilizzare l'applicativo Preview per stampare su pdf e poi procedere con le istruzioni sul pdf stampato.
Nel caso in cui Preview non sia in grado di mantenere informazioni necessarie, come ad esempio i commenti nei pdf, si puo' utilizzare Acrobat Pro per convertire il file in originale in formato Word, per poi stampare su pdf da word e proseguire con gli oscuramenti.
La versione free, Acrobat Reader non puo' essere utilizzata per tali scopi.
Fare attenzione a non sovrascrivere i file originali quando si effettua la stampa o operazioni di salvataggio, ovvero operare sempre su copie di file piuttosto che sulle loro versioni originali.
Per verificare se in un pdf e' presente una firma digitale, con Acrobat Pro, bastera' aprire il file e la presenza di una firma apparira' in alto nella finestra, ove applicabile.
Nel caso di oscuramento di parti di pdf in formato PDF/A sara' necessario abilitare la modifica da Acrobat Pro: se questa operazione non permettesse poi il salvataggio successivo per l'oscuramento, si dovra' procedere con la medesima operazione di stampa su pdf come appena descritto e procedere con l'oscuramento del pdf stampato, come indicato in seguito.
Se si utilizza l'applicativo fornito dalla Commissione Calcolo e Reti, Adobe Acrobat si deve utilizzare lo strumento "Redigi un PDF" nel menu "EDIT" se si utilizza la versione in lingua inglese dal menu "Edit" si utilizza "Redact a PDF"
Utilizzare la funzione Rimuovi informazioni riservate e informazioni nascoste dal documento per trovare e rimuovere eventuali contenuti nascosti da un PDF. Ad esempio, se l’utente ha creato il PDF, nei metadati del documento in genere è presente il suo nome come autore. È inoltre consigliabile rimuovere contenuto che possa involontariamente provocare la modifica dell’aspetto del documento. Il codice JavaScript, le azioni e i campi dei moduli sono tipi di contenuto soggetti a modifica
Per “redazione” si intende la rimozione permanente di testo e di elementi grafici visibili da un documento. Per rimuovere il contenuto, è possibile utilizzare lo strumento Redigi un PDF. Al posto degli elementi rimossi è possibile collocare segni di redazione che hanno l’aspetto di riquadri colorati oppure lasciare l’area vuota. È possibile specificare testo personalizzato o codici da visualizzare sui segni di redazione
Di seguito le istruzioni presenti ad oggi nel sito di Adobe: https://helpx.adobe.com/it/acrobat/using/removing-sensitive-content-pdfs.html
1) Aprire il PDF in Acrobat e dalla barra globale selezionare Tutti gli strumenti > Redigi un PDF. 2) Selezionare il testo o l’immagine da redigere. È possibile fare doppio clic per selezionare una parola o un’immagine oppure trascinare per selezionare una linea, un blocco di testo, un oggetto o un’area.
Nota: Per visualizzare in anteprima l’aspetto dei segni di redazione, posizionare il puntatore sull’area contrassegnata.
3) Dopo aver contrassegnato gli elementi da redigere, selezionare Applica in basso a destra del riquadro degli strumenti Redigi un PDF.
Nel caso in cui si voglia salvare il documento per apportare successive correzioni, quindi senza immediatamente cancellare il documento, e' possibile salvare il documento con la parti oscurate senza premere il tasto Applica: in questo modo il file verra' salvato in un formato intermedio, dal quale si potra' riprendere lo stato per apportare correzioni, prima di applicare tutto ed eliminare definitivamente i contenuti oscurati. Il file in questo caso NON sara' ancora oscurato, pertanto e' necessario in un momento successivo premere il tasto Applica e poi salvare la versione finale con gli oscuramenti.
4) Nella finestra di dialogo Applica redazioni, è possibile selezionare Rimuovi informazioni riservate e informazioni nascoste dal documento facendo clic sul pulsante di attivazione/disattivazione e quindi su Continua.
Nota: Gli elementi non vengono rimossi definitivamente finché il documento non viene salvato.
5) Viene visualizzata la finestra di dialogo Salva con nome. Inserire un nome di file e scegliere un percorso. Il suffisso “_Redatto” viene aggiunto al nome del file. Se non si desidera sovrascrivere il file originale, salvare il file con un nome e/o in un percorso diverso. Selezionare Salva.
(Facoltativo) Per ripetere un segno di redazione, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere Ripeti segno nelle pagine. Tale funzione è utile nel caso di particolari intestazioni, piè di pagina o filigrane che compaiono nella stessa posizione su più pagine.
ATTENZIONE. Quando il documento viene salvato le informazioni vengono rimosse definitivamente. Non si può più tornare indietro. Se si vogliono recuperare informazioni bisogna ripartire dal file originale non redatto.