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cn:ccr:mailing:users:pec:pec_faq

INFN PEC FAQ

GENERALI

Come faccio ad avere supporto per problemi legati alla PEC INFN?

Qualsiasi richiesta di supporto deve essere fatta via mail a: pec-support@lists.infn.it

Come vengono gestite le caselle PEC fornite dall'INFN?

L'INFN ha necessita' di avere caselle PEC istituzionali, almeno una per sede, per ottemperare a obblighi di legge. Inoltre alcuni dipendenti INFN hanno la necessita' di disporre di caselle PEC individuali in relazione ad attivita' istituzionali, quali incaricati RUP, commissari di concorso o altro.
L'INFN ha acquistato un servizio di caselle PEC presso un fornitore esterno.

La gestione delle caselle viene fatta attraverso un portale gestito da personale dei Servizi Nazionali della Commissione Calcolo e Reti INFN, per rendere piu' organica e veloce la gestione delle caselle.
Lo stesso personale fornisce supporto agli utenti INFN in relazione a qualsiasi questione inerente le caselle PEC, anche attraverso lo sviluppo di apposite funzionalita' aggiuntive.

Qual'e' il supporto offerto dai Servizi Nazionali della CCR?

Il gruppo di supporto si occupa di:

  • fornire supporto per attivita' di gestione delle caselle
    • ordini di acquisto e mantenimento di caselle presso il fornitore
    • registrazione di titolari (assegnatari di una o piu' caselle)
    • attivazione e dismissione di caselle
    • operazioni di gestione della casella (reset password, estensione disponibilita', cambio titolare, …)
  • sviluppare e supportare funzionalita' aggiuntive, che il fornitore non offre:
    • backup dei messaggi delle caselle PEC
    • accesso ed eventuale restore dei messaggi delle caselle PEC
  • mantenere documentazione, FAQ e best practices per la gestione delle caselle
  • fare da tramite per l'accesso al supporto del fornitore

Gli utenti possono accedere direttamente al supporto del fornitore, ma e' consigliato passare attraverso il supporto INFN: in molti casi sarebbe comunque necessario, ed e' quello che di norma lo stesso fornitore suggerisce di fare a fronte di richieste dirette

Esiste altra documentazione per l'accesso alla PEC INFN?

Il portale di riferimento per le attivita' sul mailing dei Servizi Nazionali della CCR e': https://mailing.infn.it

Le informazioni ed i link utili sono accessibili tramite questo portale.
Il link "Gestisci PEC" (in alto a destra) indirizza verso il portale per la gestione delle caselle PEC, in cui troverai l'accesso ai servizi (richiesta di caselle, esecuzione di backup, …) ed informazioni, tra cui il link a documentazione su Alfresco.

Chi ha diritto ad una casella PEC INFN?

Oltre alle caselle PEC istituzionali per le sedi, l'INFN fornisce caselle PEC individuali ai dipendenti che ne abbiano bisogno per scopi istituzionali, quali ad esempio incarichi di RUP, di membri di commissione, etc…

Come posso chiedere una casella PEC?

Per richiedere una casella PEC connettersi al link https://backpec.infn.it/cgi-bin/pecrequest ed inoltrare la richiesta.

Il workflow prevede che il responsabile amministrativo della sede di provenienza approvi la richiesta.

Come faccio a vedere chi e' il titolare della casella PEC?

Per visualizzare il titolare della casella PEC si deve accedere al portale di gestione della PEC:
https://gestionemail.pec.it/
ed autenticarsi, fornendo le credenziali della PEC, quindi si deve selezionare la voce Titolare sul menu' a sinitra.
Nella prima sezione in alto, Informazioni sul titolare della casella sono visualizzati i dati del titolare.

E' possibile cambiare il titolare di una casella PEC?

Ogni casella PEC e' individuale, ed ha un titolare. E' possibile che caselle PEC istituzionali debbano cambiare titolare in occassione di avvicendamento del responsabile, o che caselle PEC individuali debbano cambiare titolare a causa di registrazioni errate.

La modifica del titolare e' una operazione che non puo' essere eseguita dall'utilizzatore della casella: e' necessario l'intervento degli amministratori del servizio.

Per cambiare il titolare di una casella PEC e' necessario che il nuovo titolare invii una apposita richiesta a pec-support@lists.infn.it, indicando l'indirizzo della casella PEC, mettendo in CC l'attuale titolare. La richiesta dovra' essere confermata dall'attuale titolare, sempre via mail a pec-support@lists.infn.it.

Al nuovo titolare, se non gia' registrato presso il fornitore del servizio PEC, verra' chiesto di accedere alla URL https://backpec.infn.it/cgi-bin/regrequest per inviare i dati necessari alla registrazione. Ad operazione completata vecchio e nuovo titolare riceveranno conferma via mail.

Accesso alla casella PEC

Come faccio ad accedere alla mia casella PEC?

Il modo consighliato per accedere alla casella e' tramite l'interfaccia webmail: https://webmail.pec.it.
Se si preferisce utilizzare un client imap, vedere le istruzioni per la configurazione nel seguente documento.

GESTIONE DELLA PASSWORD

Come faccio a cambiare la password della mia casella PEC

Se non si conosce la vecchia password, si deve procedere al reset della stessa.
In caso contrario si deve accedere al portale di gestione della PEC: https://gestionemail.pec.it/ ed autenticarsi, fornendo le credenziali della PEC.
Su questo portale si puo' accedere alla voce Cambio password del menu' a sinistra e procedere alla modifica.
NOTA: Si sono verificati casi in cui, dopo aver inserito vecchia e nuova password, e' comparso l'errore:
[166] La vecchia password non corrisponde.
In questo caso, e' necessario procedere al cambio password tramite la procedura di reset della password.

Come faccio a fare il reset della password della mia casella PEC?

Il reset e' la procedura necessaria a cambiare la password della casella quando non si ricorda la password attuale.

Per operare il reset della password della casella PEC si deve accedere alla URL:

https://gestionemail.pec.it/reset_password

Qui si devono indicare il nome della casella PEC ed il codice fiscale del titolare della casella stessa. Il sistema inviera' quindi un messaggio con un link a cui e' possibile effettuare il reset della password. Il messaggio verra' inviato all'indirizzo mail appositamente configurato, se e' stato configurato (vedi Configurazione Mail di Riferimento Assegnazione Nuova Password). In assenza di un indirizzo appositamente configurato, il messaggio verra' inviato all'email del titolare della casella.

Qualora non si conosca il titolare della casella PEC, si deve inviare una richiesta di supporto a pec-support@lists.infn.it.

Configurazione Mail di Riferimento Assegnazione Nuova Password

Per vedere o modificare l'indirizzo di posta a cui il sistema invia le informazioni per il reset della password della casella PEC, si deve accedere alla URL https://gestionemail.pec.it/ autenticandosi con le credenziali della casella PEC. Si deve evidenziare la voce di menu sulla sinistra (Titolare), e scorrere la pagina vino alla sezione E-mail di riferimento assegnazione nuova password.
Qui e' mostrato l'email utilizzato dal sistema per effettuare il reset della password. Se il campo e' vuoto, il sistema utilizza l'email del titolare. E' possibile modificare tale indirizzo cliccando sul pulsante Modifica. Il campo con l'indirizzo diventera' modificabile. Si deve confermare il nuovo indirizzo con un click su Imposta.

BACKUP E RESTORE

Come posso fare un backup della casella PEC?

Per fare un backup della casella PEC si deve accedere alla URL:

https://backpec.infn.it

Ci si deve autenticare via AAI, quindi si devono inserire le credenziali della casella PEC di cui fare il backup. Il backup copia il contenuto della casella su uno storage INFN e mantenuto opportunamente riservato. L'utente verra' avvisato al completamento del backup con una email inviata al suo indirizzo INFN. Il backup potra' essere visualizzato tramite un apposito webmail:

https://imapec.infn.it

Il backup sara' visibile nel folder Backup, che conterra' tutti i messaggi salvati, senza la truttura originale dei folder. NOTA: a dispetto del fatto che le credenziali siano le stesse della casella PEC, imaps.infn.it NON E' una casella PEC, ma solo un webmail a cui accedere in sola lettura ai messaggi salvati.

Il backup e' ciclico?

No. Ogni volta che si desidera fare un backup si deve eseguire la procedura.

Come posso essere sicuro che un messaggio sia stato salvato?

Un modo e' verificare che i messaggi siano presenti su https://imapec.infn.it.
In generale, se una procedura di backup va a buon fine (cosa riscontrabile sul mail di report della procedura stessa), tutti i messaggi presenti sulla casella PEC al momento in cui il backup e' partito e non rimossi dalla casella PEC prima della fine della procedura di backup saranno stati salvati.

Come posso fare il restore di un messaggio cancellato dalla casella PEC?

Se il messaggio e' stato salvato con un backup sara' possibile anche restorarlo.
Per fare il restore si deve accedere alla seguente URL. Come riportato nelle istruzioni ivi contenute, si dovra':

  • Inserire le credenziali della casella PEC e fare click su Setup. Questa operazione verifica la correttezza delle credenziali e della configurazione del server di backup, creando se necessario un folder di nome restore.
  • Collegarsi sul webmail del server di backup, accedere tramite le stesse credenziali della casella PEC, cercare nel folder backpec i messaggi da ripristinare, e copiarli nel folder restore. Quindi tornare alla applicazione di restore e fare click su Check, per verificare la corretta collocazione dei messaggi da restorare.
  • Fare infine click sul pulsante Restore per ripristinare i messaggi nella casella PEC.

Dopo l'esecusione della procedura i messaggi da ripristinare si potranno trovare nel folder backpec_restore della casella PEC. Questo folder viene creato dalla procedura se necessario.
La procedura si occupa anche di rimuovere i messaggi dal folder restore del webmail di backup una volta che siano stati ripristinati.

In caso di errori, o di problemi, si deve chiedere supporto tramite mail a pec-support@lists.infn.it.

cn/ccr/mailing/users/pec/pec_faq.txt · Last modified: 2022/05/16 09:44 by corosu@infn.it