Queste istruzioni sono rivolte a chi deve oscurare parti di documenti PDF in modo sicuro, non reversibile.

Nascono dall'esigenza di rimuovere dati personali o segreti commerciali da documenti di gara che devono essere resi pubblici per legge, ma possono essere usate anche per altre esigenze.

L'elenco dei dati che devono essere oscurati non fa parte di queste istruzioni.
Ad esempio nel caso di documenti di gara a cui va data pubblicità legale i dati da oscurare (personali o altro), sono indicati dall'ufficio del DPO in accordo con l'ufficio gare e contratti, tramite apposita comunicazione.

Se il file da oscurare è stato firmato digitalmente in modalità Cades è necessario prima estrarlo. Il file Cades si riconosce perché ha un nome con estensione .p7m.
Consideriamo ad esempio di avere un file Offerta.p7m.

• Aprire l'applicativo GoSign
• Utilizzare la funzione "Verifica", caricando il file Offerta.p7m
• Fare click su "Visualizza file": si apre una finestra che mostra il file pdf
• Salvare il file sul Desktop, con nome Offerta.pdf

Per oscurare dati da un file PDF si può utilizzare la funzione "redigi" ("redact" in inglese) di Adobe Acrobat Pro.
Per utilizzare questa funzione su file formati digitalmente in modalita Cades (file con estensione .p7m) è necessario prima estrarre i file PDF dal file .p7m (vedi sopra).

Nota: alcuni file PDF non possono direttamente essere trattati come sotto descritto. Vedi oltre per i casi particolari.

Attenzione: l'operazione sotto descritta modifica il file originale in modo non reversibile, quindi si suggerisce di operare sempre su una copia del file.

• copiare il file PDF originale in una copia (es: Offerta_copia.pdf)
• aprire il file PDF copia con Acrobat Pro
• se a sinistra non compare la colonna con tutte le funzioni disponibili, visualizzarla cliccando su "All Tools" (o equivalente in italiano) in alto a sinistra
• selezionare nella colonna di sinistra la funzione "Redigi" ("Redact", se si usa Acrobat in inglese)
• scorrere il documento selezionando col mouse le porzioni da oscurare, tramite doppio click (per selezionare una parola o una figura intera) o per trascinamento (per selezionare una porzione del documento o più parole insieme)
• visivamente compariranno dei rettangoli che indicano le parti che verranno rimosse e sostituite da un rettangolo nero
• facoltativo: per ripetere un segno di redazione, fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere "Ripeti segno nelle pagine" ("Repeat mark in all pages" nella versione inglese). Tale funzione è utile nel caso di particolari intestazioni, piè di pagina o filigrane che compaiono nella stessa posizione su più pagine.
• quando si sono selezionati tutti i campi da oscurare, fare click sul pulsante azzurro "Apply" in basso a sinistra
• compare una finestra di conferma: verificare che sia selezionata la voce "Sanitize and remove hidden information"
• compare una finestra per salvare il file oscurato: viene proposto per default un nome che contiene "_redacted" aggiunto al nome originale del file, accettare.
• chiudere Adobe Acrobat Pro

Le parti rimosse non vengono coperte ma completamente cancellate dal file, e non sono più recuperabili. In caso di errore, bisogna ripartire dal file PDF originale.

E' possibile, al posto del riquadro nero, inserire scritte personalizzate (ad esempio: OMISSIS) configurando opportunamente le opzioni di redazione tramite la funzione "Creare codici e set di codici di redazione".

Istruzioni complete e più dettagliate sono presenti ad oggi nel sito di Adobe: https://helpx.adobe.com/it/acrobat/using/removing-sensitive-content-pdfs.html

Ci sono casi in cui la procedura sopra descritta non può essere eseguita direttamente:

• Un file PDF può essere firmato digitalmente in modalità Pades.
  In questo caso il suo nome ha estensione .pdf e non è distinguibile da un PDF non firmato. Questi file non possono essere modificati direttamente con Acrobat Pro.
  Per verificare se in un pdf è presente una firma digitale Pades, basterà aprire il file con Acrobat Pro e la presenza di una firma digitale apparirà in alto nella finestra.
• Un file PDF può contenere commenti che a loro volta contengono dati personali (ad esempio il nome di chi ha postato il commento). Questi file possono essere oscurati come visto sopra, ma i commenti verrebbero rimossi e si perderebbe il loro contenuto.
• Un file PDF in formato PDF/A non è sempre direttamente modificabile con Acrobat PRO.

I questi casi è possibile generare un file PDF idoneo ad essere oscurato come visto sopra, nel seguente modo:

• Copiare il file PDF in una copia di lavoro
• Aprire il file PDF copia con
  • Preview (se usate MacOsX)
  • Adobe Acrobat Pro (se usate Windows)
• Fate una stampa del file (print)
• Invece di stamparlo selezionate "Save as PDF", o equivalente, e salvatelo localmente, per esempio sul Desktop

Questa operazione genera un file PDF che non contiene firme digitali Pades o commenti, e può quindi essere oscurato come descritto in precedenza.

In alcuni casi la stampa su PDF potrebbe oscurare alcune informazioni necessarie. In questi casi si suggerisce di utilizzare Acrobat Pro per convertire il file originale in formato Word con la funzione "Esporta", per poi editarlo con MS Word, stampare su pdf da Word e proseguire con gli oscuramenti come sopra indicato.

In caso di problemi chiedere aiuto al servizio calcolo locale.